Een praktijkervaring over liever eerst stilstaan bij de bedoeling van een opdracht in plaats van meteen te gaan doen

Hieronder beschrijf ik mijn werkwijze bij een organistieopdracht. De situatie is als volgt: De samenstelling van het docententeam van een opleiding is in korte tijd aanzienlijk gewijzigd. De directeur wil daarom investeren in onderlinge kennismaking en goede samenwerking. Ze denkt aan enkele extra teambuilding- en intervisiebijeenkomsten gedurende een periode van een jaar. Haar wens is dat dit bijdraagt aan de continuïteit en kwaliteit van de opleiding en ze vraagt mijn ondersteuning hierbij. 

Rol

Als adviseur beschouw ik me bij deze opdracht als procesbegeleider en spiegel voor de opdrachtgever. In mijn rol zorg ik vooral dat de opdrachtgever zelf heel helder en scherp krijgt: wat wil je bereiken, waarom en hoe? Ook adviseer ik over de manier waarop geplande acties voor alle betrokkenen participatief en de moeite waard kunnen worden; hoe iedereen in de organisatie de ruimte krijgt om met eigen kennis en ervaring aan dit ontwikkelproces bij te dragen en het als levensvoedend te ervaren.

Acties

Ik bespreek met de opdrachtgever dat ik eerst de context met haar wil verkennen rondom haar vraag naar teambuilding en intervisiebijeenkomsten. Daarna gaan we concrete activiteiten plannen. 

Vragen die ik stel zijn: Welke belangrijke gebeurtenissen leidden tot deze ontwikkelvraag, wat is de gewenste impact van dit traject voor jou en voor de docenten en wanneer wil je dit bereikt hebben?  

Vervolgens stel ik vragen over:

• Wat is het ontwikkeldoel voor het docententeam en de organisatie?
• Welk leiderschap verwacht je van jezelf en welk leiderschap van de docenten?
• Hoe zien de gewenste uitkomsten eruit? 
• Wie dien je allemaal te betrekken en op welke manier om dit traject succesvol te maken?

Pas nadat deze onderliggende informatie expliciet op tafel ligt, bespreken we het concrete en praktische plan. Welke activiteiten en bijeenkomsten passen hierbij, welke methodes gebruiken we, wie doet wat en welk tijdpad is nodig en haalbaar.

Resultaten

Ik faciliteer de eerste (online) participatieve dialoogbijeenkomst met de docenten en de opdrachtgever. De vormgeving van deze bijeenkomst biedt ruimte om met elkaar in gesprek te gaan over ieders motivatie en vakgebied en over wat ieder vanuit het eigen perspectief belangrijk vindt om kwaliteit te kunnen bieden in het lesgeven. De opdrachtgever geeft vooraf de organisatorische randvoorwaarden aan. Verder ontvangt ze  in deze bijeenkomst vooral veel informatie over wat de docenten belangrijk vinden om hun tijd en energie aan te besteden. 

De volgende twee teambijeenkomsten bereiden we samen voor en faciliteert de opdrachtgever zelf. Na ongeveer een jaar kijk ik met de opdrachtgever terug op de gewenste impact. Drie belangrijke resultaten komen naar voren:

• Docenten weten veel duidelijker wat ieders eigen speelruimte in de organisatie is; 
• Docenten wisselen onderling met elkaar uit en 
• De opdrachtgever, als directeur en mede-docent, ontwikkelde een prettige en efficiënte manier van communiceren met het team. 

Reactie opdrachtgever:

"De manier van werken deed mij inzien dat het belangrijk is om als teamleider de tijd te nemen om een bijeenkomst goed voor te bereiden. Een helder beeld over de gewenste uitkomst en de rol die je hierin zelf speelt, zorgen voor een ontspannen focus. De aangereikte technieken en structuur maken het voor alle deelnemers mogelijk om gezien te worden, zich uit te spreken en de bijeenkomst voor henzelf een waardevolle bijeenkomst te maken. 

Het lijkt in het begin alsof het proces langzaam op gang komt, of dat er tijd besteedt wordt aan niet relevante aspecten, maar dit blijkt uiteindelijk nooit zo. ‘Go slow to go fast’ is een gebezigde uitspraak in de gevolgde aanpak die bewaarheid wordt door op deze manier te werken. De samenwerking met Mariëlle droeg bij aan het beter kunnen invullen van mijn rol als teamleider vanuit een voedende verbinding en werkelijk contact met de ander."

Reflectie

Vanuit het perspectief van de opdrachtgever: De tijdsinvestering van de opdrachtgever aan reflectie op de verdiepende vragen zorgt voor een aangescherpt en concreet ontwikkeldoel. Ze gebruikt de opgedane inzichten als kompas om de juiste activititeiten te initiëren en rol in te nemen, passend bij zowel het team als haar visie op leiderschap. Dat geeft haar meer rust en ontspanning in het leiden van de organisatie. 

Vanuit het perspectief van de adviseur: Het goed afstemmen op elkaar en op de organisatie, geeft mij als adviseur houvast om binnen de gegeven tijd te focussen op die activiteiten die in de gegeven omstandigheden bijdragen aan groei en ontwikkeling van de organsiatie. Bijvoorbeeld tijdens de eerste bijeenkomst was ik actief als facilitator betrokken. Ik kon er door de gekozen vorm voor zorgen dat alle deelnemers zich uitspraken over wat voor hen zou werken in plaats van reageren op de ideeën hierover van de opdrachtgever. De eerste bijeenkomst werkte op die manier als katalysator voor het hele team en de deelnemers creëerden zelf het draagvlak voor een goede samenwerking. Ik adviseerde vervolgens de opdrachtgever meer op de achtergrond over de volgende stappen. Deze manier van veranderen brengt een organisatie meer in balans en er ontstaat ruimte om ook bij onverwachte omstandigheden met elkaar naar werkbare oplossingen te zoeken.