In september 2020 organiseerde ik een netwerkbijeenkomst op locatie. Ondanks de 1,5 meter maatregel was het een sprankelende ervaring.

Ik ben zowel mede-organisator als een van de veertien deelnemers aan deze internationale mentorbijeenkomst op Landgoed de Horst in Driebergen. De deelnemers komen uit verschillende landen. We gebruiken Engels als voertaal. De meeste deelnemers kennen het Genuine Contact-netwerk en -werkwijze al. Voor sommigen is Genuine Contact™ gloednieuw. 

Genuine Contact mentorbijeenkomst

De mentorbijeenkomst biedt deelnemers de gelegenheid om via een open structuur elkaar te ontmoeten en spreken over actuele thema's. De opzet leidt tot nieuwe inzichten, perspectieven en inspiratie en goede relaties. 

Flexibel organiseren

Het organisatieteam bestaat voor de bijeenkomst in september 2020 uit vier personen, allen opgeleid als Genuine Contact trainers. Zelfstandig Consultant Doris Gottlieb en ik nemen de eindverantwoordelijk voor de bijeenkomst op ons. Strategisch adviseur Wieneke Olthof en Agile Change Manager Richard Metcalf de rol van facilitator. In het najaar van 2019 starten we met de eerste planningsbijeenkomst. In het voorjaar maken we een periode van veel onzekerheid door over of en hoe het evenement kan doorgaan -vanwege COVID-19. De antwoorden op onze vragen blijven lang onzeker:
 
• Zullen mensen uit verschillende delen van de wereld kunnen reizen om samen te komen?
• Mag het conferentiecentrum open (blijven)?
• Met hoeveel mensen mogen we op locatie op één plek bijeenkomen?

Mét verandering werken

We motiverenen elkaar om mét en niet tégen verandering te werken en antwoorden open te houden. Gedachten gaan van annuleren, naar uitstellen, naar online verplaatsen en naar een hybride bijeenkomst die zowel online als op locatie plaatsvindt. Vlak van tevoren blijkt dat het evenement kleinschalig op locatie mogelijk is en dat het voor een paar buitenlandse gasten haalbaar is om naar Nederland te reizen. We besluiten het te doen!

Het wordt een sprankelende, zeer inspirerende bijeenkomst. Met veel blijdschap bij de deelnemers over de ontmoetingen in levende lijve en dat goede gesprekken ook op 1,5 meter goed mogelijk blijken. Als organisatieteam vertrouwen we op een goede afloop 'hoe dan ook' en dat het zo goed uitpakt, geeft achteraf veel voldoening.

Wieneke Olthof over de samenwerking: 

"Tijdens de Mentoring Circle was Mariëlle één van de organizers. Ze hield zich bezig met het budget, met communicatie en acquisitie. Het was de eerste keer dat we samenwerkten voor een evenement en het was heerlijk om te merken hoe ongelooflijk behulpzaam ze is. Voor mij als facilitator zonder auto betekende dat veel: ze nam een variatie aan materialen mee waaruit ik kon kiezen voor de inrichting van het evenement. Het helpt ongetwijfeld dat Mariëlle zelf ook een facilitator is en weet waar je op zo'n moment behoefte aan hebt. Ze pakte de organisatie tijdens het evenement heel elegant op, had altijd het overzicht en toverde zichzelf in de avond ook nog om tot ceremoniemeester. Een veelzijdige dame."

Ontspannen programma

Deelnemers krijgen eerst de gelegenheid om elkaar op een ontspannen manier te leren kennen en verwachtingen op elkaar af te stemmen. We landen in de bijeenkomst  met een 'transfer in' en het uitwisselen van ‘hopes and fears’, daarna volgt tijd voor 'story sharing', het delen van verhalen en inzichten over ervaringen met de Genuine Contact werkwijze en tot slot de première van een videoclip over 'What is Genuine Contact?'.
 
Op vrijdagavond vieren we buiten bij de vuurplaats het twintig-jarig bestaan van Genuine Contact met een feestelijke ceremonie. Met muziek, felicitatiebrieven van de oprichters van het Genuine Contact™ programma, taart en een toast. Ook ontvangen we online internationale gasten uit Canada, Duitsland en Zweden. Ik bedenk de vormgeving van de ceremonie en voer deze uit. 

Onderwerpen 

Zaterdag stellen de deelnemers zelf de agenda voor de deelsessies samen. De onderwerpen relateren aan het thema van de bijeenkomst: ‘Issues and opportunities working and living in genuine contact’. We faciliteren dit via Open Space Technology. Enkele agendapunten die de deelnemers inbrengen:  
·      Genuine Contact & Agile/Lean
·      Being a ‘Butterfly’ on purpose
·      How to work with Whole Person Process Facilitation  in group meetings
·      Health, mental, physical, emotional, spiritual. A chance to share/explore
·      Getting on the trainer train in COVID times.

De bijeenkomst sluiten we zaterdagmiddag af met actieplanning en een slotronde om ervaringen en inzichten te delen. Als organisator kan ik zelf ook aan sessies deelnemen en ik ga naar huis met veel energie, ideeën en ook praktische tips om te gebruiken voor het online Open Space Technology congres dat ik in het najaar faciliteer. 

Meer informatie

In 2012 kwam ik in aanraking met de relationele Genuine Contact werkwijze en de integrale visie op organiseren, leren, leiden en veranderen. Ik werd meteen enthousiast over deze zinvolle en praktisch toepasbare werkwijze voor organisatieontwikkeling. Inmiddels ben ik geautoriseerd Genuine Contact trainer en actief in het Genuine Contact-netwerk zowel in Nederland als internationaal.

Een paar jaar geleden faciliteerde ik de internationale mentorbijeenkomst in Nederland. De inspiratie en energie dit gaf, motiveerde mij om me sindsdien als organisator in te zetten voor deze mentorbijeenkomsten. 

Volgende bijeenkomst

De eerstvolgende internationale Genuine Contact Mentoring Circle in Nederland is op vrijdag 9 en zaterdag 10 september 2022 

Wil je meer weten over de mentorbijeenkomst of over de organisatie en vormgeving van een succesvolle en participatieve intervisie- of mentorbijeenkomst?

Neem voor meer informatie contact op.

Afbeelding: © Anna Caroline Türk