Online participatieve bijeenkomst

Op zondag 8 november 2020 faciliteerde ik voor Samsara Yoga Docentenopleiding een succesvolle online Open Space bijeenkomst voor yogadocenten.

Thema: ‘Yoga…meer dan asana’s. Mogelijkheden en kansen voor yogadocenten op een naast de mat’

Ik organiseerde en begeleidde de congresdag met veel plezier en in goede samenwerking met het congresteam. De deelnemers waardeerden de bijeenkomst met een ruime negen, zowel wat betreft organisatie, facilitatie als de online ervaring. Hieronder lees je meer over mijn aanpak en het resultaat.

Enkele commentaren van deelnemers:

"Prachtige ontmoeting. Verbondenheid en zorgvuldigheid. Wat een kwaliteit."
 
“Heel mooi, om net als in een live event samen te kunnen komen en de energie van anderen te voelen, maar ook om een keuze te hebben om naar een andere ruimte te gaan.”
 
“Ik vind deze manier van werken 100% yoga. Aan de slag gaan met wat zich op dát moment aandient. En uitwisselen met precies die mensen bij wie het onderwerp ook iets raakt.”

Doel bijeenkomst

Ik was projectleider van het Samsara Yoga Congres 2020 organisatieteam. In het najaar van 2019 formuleerde dit congresteam de congresdoelstelling tijdens een door mij georganiseerde brainstormsessie. Samsara wilde een inspirerende en inhoudelijk actuele bijeenkomst aanbieden voor yogadocenten - om kennis en ervaring uit te wisselen en elkaar op een gelijkwaardige en verbindende manier te ontmoeten. De bijeenkomst beoogde een speciaal karakter te hebben omdat het om een jubileumeditie ging. Tegelijkertijd diende de opzet passend te zijn bij Samsara Yoga Docentenopleiding. Studenten ontwikkelen zich tijdens hun 4-jarige opleiding bij Samsara tot eigenstandige yogadocenten die ontspannen en met een open houding bekwaam en zorgvuldig yoga- en meditatieles geven. 

Begeleiding

Als facilitator begeleidde ik in februari 2020 een voorbereidende klankbordbijeenkomst met een diverse groep yogadocenten om na te gaan of er bij hen animo was voor de Open Space Technology werkwijze en om suggesties voor een congresthema te bespreken. De deelnemers waren enthousiast over een congres volgens de Open Space Technology werkwijze: "de samenleving vraagt om andere vormen; niet zenden maar geven en nemen", "meer gelijkwaardigheid en vrijheid om je eigen dag te maken", "door het delen van alle ervaringen waarschijnlijk meer verdiepend". Ze gaven voorkeur voor een ruim thema dat verder reikt dan yogaoefeningen (asana's) en -technieken. Dat vertaalde we met het congresteam tot het thema, 'Yoga...meer dan asana's. Mogelijkheden en kansen voor yogadocenten op en naast de yogamat'.

Vanwege COVID-19 besloot Samsara in het voorjaar om de bijeenkomst naar een online-omgeving te verplaatsen zodat deze zeker kon doorgaan in het najaar. In samenwerking met een visueel ontwerper richtte ik een mooie digitale congresruimte in en verdiepte me in online congrestechnieken. Om deelnemers vertrouwd te maken met de digitale omgeving organiseerde ik voorafgaand aan de congresdag een aantal online oefensessies voor deelnemers. Dit werd erg gewaardeerd en maakte dat de meeste deelnemers positief waren over de online uitvoering: "Ik vond dit erg fijn en prettiger dan een real-life meeting. In mijn thuisomgeving voel ik me meer op mijn gemak en durf ik ook meer te zeggen" en"Samsara had de online omgeving heel goed vorm gegeven en iedereen goed voorbereid."

Resultaten congresdag

wordcloud congresresultaten Na een yogasessie als dagstart en uitleg over de Open Space werkwijze brachten de deelnemers hun onderwerpen in op de agenda. Ze gingen vervolgens uiteen in deelsessies. Aan het einde van de dag was er tijd voor het lezen van de deelsessieverslagen, voor actieplanning en een slotronde. De ervaringen die de deelnemers tijdens deze ronde vertelden, staan in de 'woordwolk'-afbeelding.
Na afloop van de bijeenkomst ontvingen de deelnemers een uitgebreid beeldverslag. Daarin verwerkte ik alle inhoudelijke informatie en schermafbeeldingen die een sfeerbeeld weergaven van de dag: "Wat een kwaliteit ook weer dit verslag: compleet, concreet, zorgvuldig en gedetailleerd. Klasse!", "Dankjewel nog voor het mooie en uitgebreide verslag. Opnieuw inspiratie!" Zie ook een beknopte versie van dit beeldverslag: Open Space Technology Congresimpressie (pdf)

Publicaties

Toelichting Open Space Technology

Het gaat bij een Open Space bijeenkomst om deelnemen vanuit gelijkwaardigheid en gebruik te maken van de wijsheid van de deelnemers en de groep als geheel. De Open Space principes geven alle vrijheid aan deelnemers om zelf de dag interessant en aangenaam te maken. Na de opening van de bijeenkomst maken deelnemers zelf de agenda door onderwerpen rondom het thema aan te dragen. In de deelsessies werken ze hier vervolgens aan met deelnemers die de passie en interesse voor dit onderwerp delen. Voor een online bijeenkomst bestaan inmiddels goede programma's die mogelijkheden bieden voor actieve deelname en uitwisseling in kleine groepen.

Harrison Owen, de bedenker van Open Space Technology, kreeg het idee voor deze participatieve werkwijze na een traditioneel georganiseerd sprekerscongres. Deelnemers vertelden hem dat het congres erg interessant was, toch vonden ze de koffiepauzes het beste onderdeel! Daar ontmoetten zij de interessantste mensen en bespraken ze de belangrijkste onderwerpen, vaak met veel méér enthousiasme dan tijdens het officiële congresprogramma. Zie ook: www.openspaceworld.org

Wanneer Open Space

Innovatieve en creatieve organisaties gebruiken de Open Space Technology werkwijze inmiddels succesvol: als inspiratiebijeenkomst, als onderdeel van een strategie-, ontwerp- of organisatieveranderingsproces of voor het oplossen van een complex inhoudelijk vraagstuk - waar verschillende soorten expertise voor nodig is. Afhankelijk van de doelstelling duurt een bijeenkomst een dagdeel tot meerdere dagen. Het aantal deelnemers varieert van vijf tot een paar duizend mensen.

 

Mijn expertise

Ik ben sinds 2017 geautoriseerd Genuine Contact™ consultant, trainer, coach en lid van de internationale Genuine Contact Organization (GCO). De begeleiding van een (online) Open Space bijeenkomst maakt onderdeel uit van mijn expertise om holistisch, dialogisch en verbindend te werken. Meer informatie? Neem contact met me op

 

Tekening: © Joris Mensink