Hoe co-creëer je een duurzame strategie?

Om inbreng op te halen voor een vernieuwde strategie, faciliteerde ik online bijeenkomsten voor de leden van een internationaal netwerk van veranderexperts

De Genuine Contact Organization (GCO) bestaat sinds ruim 20 jaar uit een internationaal georganiseerd netwerk met leden uit alle continenten en een algemeen secretariaat in Canada. In diverse landen bevinden zich actieve lokale netwerken zoals in Nederland, India, Duitsland en Zweden. De leden zijn onafhankelijke professionals die zich bezighouden met veranderen. Sommigen werken zelfstandig als consultant, coach, facilitator en trainer, anderen werken binnen organisaties als bestuurder, leidinggevende of manager. Alle leden voelen zich thuis bij de holistische Genuine Contact-manier van werken en bij het inzicht: verandering is niet te managen, je kunt echter wel leren er doorheen te navigeren. In dit artikel staat hoe de GCO binnen vier maanden op een participatieve en dialogische wijze de vernieuwing van de strategische koers wist te realiseren en wat mijn rol daarbij was als lid van het projectteam. 

De uitdaging

Het Genuine Contact-netwerk groeide de afgelopen jaren met grote sprongen. De Genuine Contact Organization ontwikkelde zich tot een strategiegerichte organisatie met interessante activiteiten voor leden. In 2020 waren alle beoogde doelen van het oorspronkelijke strategische plan bereikt. Het organisatiebestuur -destijds bestaand uit: Doris Gottlieb, Elisabeth Tepper Kofod en Ad van Roosmalen - vroeg in de zomer van 2020 directeur Rachel Bolton om een vernieuwd strategisch plan te ontwikkelen. Ik reageerde op een oproep om deel te nemen aan het projectteam dat dit plan moest gaan bouwen. We vormden uiteindelijk met vier mensen een door de directeur geleid 'Strategic Refresh' (SPRT)-projectteam: 

Als opdracht kregen we mee:

'Ontwikkel via online communicatie en bijeenkomsten binnen vier maanden een vernieuwd strategisch plan met thema's die de leden belangrijk vinden en die richting geven aan de organisatie voor de komende vijf jaar - 2021 tot en met 2025.'

De werkwijze

We hielden er rekening mee dat dit proces voor alle betrokkenen vaardigheid vereist in het omgaan met verandering en creëerden daarvoor leermogelijkheden. We gebruikten uitgangspunten die geworteld zijn in de Genuine Contact-manier van werken:

  • Langzaam gaan om snel te gaan 
  • Bij elke stap en bij elke bijeenkomst waarborgen dat er leiderschap is
  • Bij elke stap betrekken van een diverse groep mensen die bijdragen met hun wijsheid, kennis en ervaring 
  • Gedurende het gehele proces en op verschillende manieren bieden van mogelijkheden om te participeren

Tijdens het gehele online proces zetten we participatieve werkwijzes in. We hielden rekening met verschillende leerstijlen van mensen en we nodigden iedereen steeds uit om met de 'hele persoon' aanwezig te zijn, niet alleen met het hoofd, ook emoties, het lichaam en de geest zijn welkom en worden aangesproken. In het Genuine Contact programma heet deze wijze van faciliteren: Whole Person Proces Facilitation (WPPF), dit biedt voorwaarden voor diversiteit, gelijkheid, inclusie en verbondenheid.

Als projectteam volgden we de 'Zes processtappen voor duurzame ontwikkeling', zie ook de afbeelding hieronder:

  1. Exploratie (discernment)
  2. Bereidwilligheid (readiness)
  3. Draagvlak (engagement)
  4. Constructie (construction)
  5. Implementatie (implemantation)
  6. Monitoren & aanpassen (monitoring & adjustment)
"Succesfactoren van Strategische planning via de Genuine Contact-benadering zijn de uitgebreide voorbereiding voorafgaand aan de constructie van het plan en de betrokkenheid van alle belanghebbenden bij alle ontwikkelingsfases."

Zes stappen voor duurzame verandering - Genuine Contact™

Kenmerkend in deze succesvolle manier van werken was het belang van een uitgebreide voorbereiding en voortdurende betrokkenheid van alle belanghebbenden vóórdat we met de constructie van het plan begonnen: Het leiderschap van de organisatie bereidde het proces voor, inclusief de vorming van het projectteam. Het team informeerde iedereen over de bedoeling van de verandering, creërde gezamenlijke reflectiemogelijkheden en ging na voor welke thema's er draagvlak en zin bestond om in de toekomst aan te gaan werken (de eerste drie stappen). Om de informatie te verzamelen en beweging op gang te brengen, hielden we bijeenkomsten en een schriftelijke enquête. Pas hierna volgde de constructiefase van het plan (stap vier) en volgde er besluitvorming.

We organiseerden en faciliteerden achtereenvolgens de volgende participatieve bijeenkomsten:

  • Oriëntatie: Deelnemers spreken zich uit over het perspectief van waaruit zij kijken naar 'strategische vernieuwing'. Ze krijgen tevens uitleg en mogelijkheid om vragen te stellen over het gehele veranderproces.
  • Scan van de gezondheid en balans van de organisatie: Stapsgewijs geeft elke deelnemer aan in hoeverre de organistie een levensvoedende omgeving biedt of waar de organisatie uit balans is. 
  • Verhalen vertellen: Deelnemers worden uitgenodigd om hun verhalen te delen over - in dit geval - het werken met Genuine Contact en hoe het is om deel uit te maken van de organisatie. Deze verhalen dragen bij aan de structuur van een organisatie en bouwen aan een collectief geheugen van de organisatie.
  • Mogelijkheden en kansen voor de toekomst: Tijdens deze Open Space Technology (OST)-bijeenkomsten stellen de deelnemers zelf een agenda op met mogelijkheden en kansen die zij voor de organisatie belangrijk vinden en waar ze zelf passie voor voelen. Ze nemen vervolgens deel aan gesprekken over toekomstmogelijkheden voor de organisatie.
  • Constructie van het plan: Nadat we als projectteam de opbrengsten van alle bijeenkomsten en de schriftelijke enquete analyseerden en duidden, stelden we in tijdens teambijeenkomsten het plan op voor de vernieuwde strategische koers. Alle leden van de organsiatie konden deelnemen aan deze constructiefase. Enkele leden maakten daar gebruik van en zij brachten nieuwe perspectieven mee. Dit hielp ons als projectteam om plannen aan te scherpen en om de juiste woorden, toon en vormgeving te vinden.
  • Presentatie conceptplan: Leden kregen informatie over het conceptplan, konden vragen stellen en aanvullende suggesties doen.
  • Besluitvormingsbijeenkomst: Het bestuur van de organisatie presenteerde het plan en vroeg om akkoord. Dit gebeurde via de Five to Fold Decision Making-methode: Stapsgewijs komt de besluitvorming rondom een voorstel tot stand. Betrokkenen krijgen voorafgaand aan de stemming de gelegenheid om vragen en twijfels naar voren te brengen en hun standpunt duidelijk te maken.

De online bijeenkomsten werden goed bezocht en deelnemers gaven aan er veel positieve energie van te krijgen. Van elke bijeenkomst maakten we duidelijke verslagen en verspreidden deze onder alle leden. 

Mijn rol was, behalve deelname aan de algemene projectteamtaken, het faciliteren van de WPPF-bijeenkomst over de 'Scan van de gezondheid en balans van de organisatie' en de OST-bijeenkomst 'Mogelijkheden en kansen voor de toekomst'.

Het resultaat

Begin 2021 gaf het bestuur van de International Genuine Contact Organization goedkeuring aan een gedurfd en ambitieus vernieuwd strategisch plan. Meer dan 40 mensen leverden een inbreng aan het plan. Zij vertegenwoordigden een brede en diverse groep leden vanuit de hele wereld. Het plan biedt een duidelijke focus zonder een keurslijf te zijn. De leden gaven bij de besluitvormende bijeenkomst aan dat zij de gekozen strategische thema’s als 'hun' thema's herkennen en dat zij gemotiveerd zijn om mee te werken aan de implementatie. 

Reflectie

Ik vond het een boeidende opgave om in zo'n kort tijdsbestek aan deze complexe opdracht te werken - in een nieuw team, met verschillende nationaliteiten en diverse professionele achtergronden. En met alleen online contactmogelijkheden.

We namen als projectteam bij de start voldoende tijd om een gedeeld beeld over de opdracht en manier van werken af te spreken. Dit langzame werken leverde op dat we daarna voortvarend alle taken verdeelden en in goed overleg bijeenkomsten konden organiseren. Soms ontstonden er een misverstand of een verschil van inzicht. Daar konden we door onze werkwijze open en in goed overleg mee omgaan. Ik heb het ervaren als een bijzonder effciënte en bovenal plezierige manier van samenwerken met elkaar.

De voorbereidende bijeenkomsten met de leden leverden veel draagvlak voor verandering en goede ideeën op voor de uiteindelijke constructie van het plan. Het plan sluit aan bij wat de leden motiveert en wat zij voor de toekomst belangrijk vinden. Door het open en participatieve karakter van de bijeenkomst kregen leden ook de kans elkaar beter te leren kennen en samen voorstellen in te brengen. 

Het bestuur van de Genuine Contact Organization merkte op dat het strategisch plan een koers biedt die daadwerkelijk leeft in de organisatie. De uitvoering van de activiteiten in de vernieuwde koers al tijdens het ontwikkelproces op gang. Mensen die actief zijn in de organisatie en deelnamen aan de bijeenkomsten wisten wat de leden wilden en hielden daar al rekening mee. De bijeenkomsten droegen voor de leden tevens bij aan meer duidelijkheid en kennis over wat de organisatie voor hen te bieden heeft. 

Wat ik doe

Ik begeleid mensen en organisaties bij zinvol veranderen als adviseur, coach en trainer. Daarbij maak ik zowel gebruik van de Genuine Contact-werkwijze, als van mijn vak- en proceskennis in het maatschappelijke domein als senior adviseur, programmaleider en directeur. 

Bij omvangrijke opdrachten werk ik samen met ervaren professionals uit mijn netwerk.

Meer informatie

Contact

Wil je veranderen, ideeën uitwisselen of heb je vragen, neem contact op 

 

Afbeelding: © Genuine Contact™